L’UX design pour aider un manager à améliorer l’efficience et l’efficacité opérationnelle dans la conception des outils digitaux

Guillaume Pétillat

Auteur : Guillaume Pétillat
Directeur de l’expérience client digitale chez Orange Wholesale

Formation : Certification UX 2023

Durée du projet : 4 mois

Comme beaucoup de managers, je suis confronté à des problèmes d’efficience et d’efficacité opérationnelle lors de la phase de conception des projets digitaux.

En interviewant les parties prenantes (Product Owners, chefs de produits, designers UI, développeurs…) au sein de mon entité, j’ai découvert des frustrations et des soucis d’efficience : projets mal cadrés, chronophages, et aux périmètres changeants. Cela se répercute sur l’efficacité : peu de projets sont livrés, et ils ne correspondent pas toujours aux besoins clients.

Après analyse, la mise en place de l’UX apparaissait comme une piste prometteuse pour remédier à cela.
Afin de capitaliser sur des démarches ayant déjà été mises en place, j’ai réalisé l’interview de 8 heads of design, de tous horizons.
En synthétisant ces différents retours d’expérience, j’ai pu définir une méthode, pragmatique et réalisable, en 6 étapes, pour aider un manager à implanter l’UX en entreprise.

les 6 étapes clés pour implanter l'UX en entrerprise

Pour valider cette « recette », je l’ai appliqué à mon entité.
Voici les principaux apprentissages à en retenir :

Mettre en place les bases de l’UI

Recruter des UI designers et mettre en place le design system et la documentation.
> C’est la première étape indispensable, elle fait gagner un temps précieux pour la suite.

Trouver sa place au sein de l'organisation existante

Faire un SWOT, état des lieux ou RACI et clarifier le périmètre de travail du design.
> Une étape fondamentale pour faciliter l’arrivée de l’UX designer.

Recrutement de profils plus UX

Recruter un ou plusieurs UX designers
> Il faut a minima 3 jours par semaine au début.
Choisir des profils expérimentés
> Compétences recherchées: user centric, pragmatique, capable de simplifier la complexité et de comprendre le business et l’utilisateur.

Montrer, prouver l’apport de la méthode avec un 1er projet pilote

Choisir 1 seul projet
> Il doit être stratégique, orienté utilisateur, aux impacts visibles et facilement mesurables.
Faire un travail impeccable pour montrer la valeur de l’UX
> Documenter ce qui est réalisé, mesurer et communiquer sur les résultats !
Se concentrer sur l’efficience dans un premier temps :
Mesurer le temps de conception, le temps UI, les dépenses de développement évitées, la satisfaction des parties prenantes
> Car c’est le plus rapide à donner des résultats.
Puis mesurer l’efficacité :
Délivrer plus de projets, augmenter la satisfaction client
> Cela met plus de temps à mesurer mais c’est le plus impactant auprès des décideurs.

Instaurer des process pour le passage à l’échelle

Mettre en place un duo Product Owner – Designer
> Cela permet au PO de s’approprier la méthode et d’anticiper les prochains besoins des projets (ex: récolter des données clients, préparer la matière en vue des tests) et d’en faire un ambassadeur (c’est LA personne à transformer en priorité en interne).
Récolter plus de données clients
> Commencer par celles ayant le meilleur ratio valeur/complexité à obtenir.
Faire absolument des tests utilisateurs
> Un incontournable pour évangéliser, quitte à trouver des moyens ingénieux de les faire si l’accès aux clients est difficile.
Instaurer des rituels (design critic, product review, daily..)
> Cela permet de gagner en synchronicité.

Passage à l’échelle: studio ou feature team

Suivre précisément le budget design pour l’adapter à la montée en charge
> Estimer la charge au cadrage, faire des points réguliers durant le projet, montrer s’il y a un manque de budget par rapport aux enjeux/objectifs.
 Si passage en feature team
> Montée en compétence ou recrutements de Product Designers.
Si Design studio
> Recrutement d’expertises complémentaires: User Research, User Testing, UX Writing, Visual Design…

Pour conclure, le rôle du manager est incontournable dans cette démarche de transformation, et pour cela, il faut :

Être dans une démarche personnelle de montée en compétence
Se former aux méthodes centrées utilisateur, être convaincu de leur utilité afin d’être le déclencheur de l’évangélisation.

Ne pas se reposer uniquement sur le recrutement d’UX
Le manager doit constamment impulser la vision et être un facilitateur avec les parties prenantes.

Refondre sa manière de travailler, de piloter et d’organiser l’équipe
Remettre en cause ses habitudes, recalibrer les objectifs opérationnels des projets, avec un passage aux petits pas plutôt que de viser le grand soir.

Le design thinking au service du développement des compétences et de l’évaluation des travailleurs en situation de handicap mental ou cognitif

Auteur : Stéphane Asselin

Formation : Certification UX 2022

Durée du projet : 4 mois

Dossier de conception : Support

Pitch

Les personnes atteintes d’un handicap mental ou cognitif ont été, durant des siècles, considérées comme des personnes que la société devait cacher, qui ne représentaient qu’un poids pour leurs familles et leurs entourages et qui ne pouvaient rien apporter de bon.

Petit à petit, le regard de la société est en train de changer. Nous prenons conscience que ces femmes et ces hommes sont des personnes à part entière et qu’elles ont une vraie place à tenir dans notre société.

Dans le monde du travail, nous voyons que des mutations sont en cours pour intégrer les personnes en situation de handicap et, même si aujourd’hui, les entreprises dans leur ensemble n’ont pas encore atteint la barre des 6% fixée par la loi de 1987, une réelle augmentation de ce taux est constatée depuis quelques années. Par contre, s’il est relativement simple, avec un peu de bonne volonté et d’organisation, d’intégrer une personne porteuse d’un handicap moteur ou sensoriel, les grands laissés-pour-compte sont les travailleurs ayant un handicap mental, cognitif ou psychique.

Les travailleurs en situation de handicap mental ou cognitif et ayant un emploi travaillent, pour la très grande majorité, dans le milieu protégé (financé par l’Etat) et peu parviennent à rejoint le milieu ordinaire.

Dans ce mémoire, je vais vous présenter une initiative créée par un collectif d’entreprises et d’associations visant à mettre en oeuvre un projet facilitant la montée en compétence et l’autonomisation dans le milieu professionnel des personnes en situation de handicap mental ou cognitif. Ce projet est basé sur des supports numériques sur tablettes permettant aux travailleurs de découvrir et d’apprendre à réaliser de nouvelles tâches via des séquentiels ou des quizs. Cet outil est destiné aux travailleurs en ESAT (Etablissement et Service d’Aide par le Travail), c’est à dire travailleurs du milieu protégé, avec comme objectif de pouvoir les faire évoluer vers le milieu ordinaire.

Personas

Méthodologie

Résultats

Suite à mes premiers échanges avec l’équipe Auticiel, la présentation du projet qui m’a été faite et à ma journée passée en observation à l’ESAT Jacques Chavent, j’ai décidé de poser 3 hypothèses que je vais pouvoir travailler durant les différentes phases du projet.

Hypothèse 1

L’outil AMIKEO4WORK facilite l’autonomie et la montée en compétences des travailleurs.

Hypothèse 2

Des outils existants peuvent rendre le même service qu’AMIKEO4WORK ou venir en complément des briques d’acquisition de compétences existantes.

Hypothèse 3

L’outil AMIKEO4WORK facilite la fixation et l’évaluation d’objectifs. Il permet au travailleur l’auto-détermination et l’auto-évaluation.

C’est sur ces trois hypothèses que ce mémoire apporte des solutions.

L’UX Design au service de la transparence de la donnée publique

Auteur : Anne Catel (Product Designer)
Formation : Certification UX 2021
Durée du projet : 10 mois
Dossier de conception : Support écrit

Pitch :

Comment rendre plus transparents les liens d’intérêts entre les professionnels de santé et l’industrie pharmaceutique alors que les informations les concernant sont mal déclarées et difficilement exploitables ? 

En cette période de crise sanitaire, la méfiance envers les autorités sanitaires et l’industrie pharmaceutique n’a jamais été aussi forte. En cause, la crainte des conflits d’intérêts des experts en santé qui pourraient venir biaiser leur jugement et faire courir un véritable danger aux citoyens. 

Au quotidien, la Haute Autorité de santé recrute ces experts pour ses productions, et doit donc absolument s’assurer de l’absence de conflits d’intérêts les concernant. Pour cela, elle analyse les informations présentes dans leur Déclaration Publique d’Intérêts (DPI) et les compare avec celles de la base Transparence Santé, une base de données publique mise en place suite au scandale du Mediator pour rendre transparents ces liens d’intérêts. Seulement, la recherche utilisateur a mis en avant le manque d’exhaustivité de la DPI et les nombreux problèmes d’ergonomie et de qualité des données provenant de Transparence Santé, qui complexifient fortement cette tâche.

Ainsi, comment peut-on parler de transparence quand des données, certes publiques, sont incomplètes, erronnées et de ce fait inexploitables ?

Trois itérations successives permettront d’expérimenter divers manières de traiter, afficher et interagir avec la donnée afin d’en augmenter la fiabilité et l’utilisabilité. Les tests utilisateurs permettront de valider l’idée que les conséquences du manque de qualité de la donnée peuvent être limitées en synthétisant l’information efficacement, en affichant les données erronées, en expliquant les erreurs potentielles et en guidant l’utilisateur efficacement. 

Bien entendu, la solution devra à terme venir de l’éditeur des données lui-même, qui doit être le garant de leur qualité. À ce titre, mettre en avant ces soucis peut être un levier pour initier un changement en profondeur. 

L’impact environnemental des entreprises

VEETERZY - UNSPLASH


Équipe : Florence BELZAK (Chef de projet)
Formation : Certification UX Design 2020
Durée du projet : 4 mois
Mémoire : Lien vers le mémoire

Pitch : En cette année 2020, l’environnement est un sujet particulièrement présent dans l’actualité. Les changements climatiques sont de plus en plus perceptibles, notre futur est incertain et nous serions la dernière génération à pouvoir agir pour lutter efficacement contre les dérèglements climatiques.

J’ai choisi de prendre pour thématique l’impact environnemental des entreprises car, bien qu’elles contribuent beaucoup au niveau actuel de pollution, elles représentent également un fort levier de changement, notamment au travers d’une catégorie singulière d’entrepreneurs, appelés entrepreneurs du changement (ou « à impact » ou « social »). Ils sont un peu à part, car leur objectif premier n’ai pas le profit, mais la réponse à un défi social ou environnemental.

Même quand on est sensible à la cause environnementale comme un entrepreneur du changement, maîtriser son impact environnemental peut se révéler complexe et ce dès la première phase de création de l’entreprise. C’est ainsi que je me suis penchée sur la problématique suivante : Comment aider les entrepreneurs du changement à prendre en compte leur impact environnemental dans leur projet d’entreprise ?

Pour répondre à cette problématique, j’ai cherché à m’immerger dans l’univers de l’entrepreneuriat du changement au travers d’une mission UX pour une start-up à impact ainsi que via la participation à un programme d’incubation dédié aux entrepreneurs du changements. J’ai complété cette phase exploratoire par une recherche bibliographique et des entretiens avec des acteurs du changement.

J’ai pu ainsi identifier les besoins et les freins des entrepreneurs du changement dans leurs tous premiers pas de créateurs d’entreprise et en faire émerger des pistes de solutions.

Comment assumer la double casquette Product Owner – UX Designer au sein d’une équipe agile ?

  • Auteur : Nathalie MARESCOT, Product Owner                                             
  • Formation : Certification UX Design (réf. MC11) · 2019
  • Durée du mémoire : 2 mois                                                                                           
  • Dossier de conception : UX2019_mémoire_MARESCOT_Nathalie

Le Product Owner – UX Designer : l’hybride à 2 cerveaux                        Comment assumer la double casquette Product Owner – UX Designer au sein d’une équipe agile ?

Pitch : Cette problématique est née de plusieurs constats, la complémentarité des rôles PO et UX, les UX et UI Designers qui rencontrent des difficultés à trouver leur place au sein des cycles courts de développement Scrum, l’émergence d’offres d’emploi avec la double casquette PO-UX, une situation personnelle ou je me suis posée la question de : comment faire de l’UX au retour de ma formation tout en préservant ma casquette actuelle ?

  • Méthodologie de recherche :
    • J’ai décidé d’adopter une méthodologie exploratoire avec un entretien semi-directif qualitatif, enrichi d’un exercice de représentation du PO – UX du futur sous forme de super-héros

    • Les objectifs de cet entretien étaient de connaître leur définition des rôles séparés PO ou UX et combinés PO-UX. Puis, leurs attentes ainsi que leurs réticences face à ce rôle hybride
    • J’ai recruté 9 interviewés recrutés dont : 4 profils UX, 3 profils PO, 2 profils Coach Agile
    • Pour rendre tangible les grands enseignements de ma recherche, j’ai conçu le livrable suivant, le persona PO-UX avec ses frustrations et ses attentes
    • Lors des entretiens, j’ai demandé aux interviewés de décrire l’équipe idéale SCRUM avec un PO-UX. En tenant compte des attentes du persona PO-UX, j’ai pu concevoir celle-ci :
  • Conception de la fiche de poste PO Diminué – UX Researcher :
    • J’ai opté pour la construction d’une fiche de poste pour cadrer le périmètre d’intervention du PO-UX et définir ses compétences nécessaires
    • Pour cela, j’ai organisé un atelier de tri de cartes fermé avec 4 profils représentatifs de l’équipe Scrum : 1 PO, 1 BA, 1 DEV, 1 UX
    • Pour aller plus loin, il faudrait challenger cette fiche de poste auprès d’experts en agilité

L’expression des besoins utilisateurs dans les projets brownfield

 

 

Marc Pastorino Responsable de projet – Business Analyst

Formation : certification UX Design (MC-11) 2019

Durée du projet : 2 mois

Méthodologie : 

  • Recherche documentaire sur l’état de l’art
  • Tri de cartes (fermé) en ligne avec l’outil Proven By Users auprès de la communauté Business Analyst (BA) et UX Designer (UX) du réseau LinkedIn
  • Entretiens avec les collègues UX Designer
  • Analyse des insights avec une grille de lecture basée sur la théorie de l’acteur réseau 
  • Préconisations autour de la collaboration BA UX

Dossier de conception : UX2019_memoire_PASTORINO_marc

Business analysis et UX design, une complémentarité à valoriser

Pitch : Depuis quelques années, les équipes projet font intervenir deux profils qui contribuent aux activités relatives à l’ingénierie des exigences : les analystes d’affaires (BA) et les concepteurs d’expérience utilisateur (UX). 

Leur démarche opérationnelle puise dans des cadres d’intervention quelque peu différents qui ne doivent pas compromettre une collaboration à fort potentiel.

En quoi la conception d’expérience utilisateur diffère t-elle de l’analyse des besoins ? Quels sont les passages de relais possibles entre BA et UX ? A quels moments et dans quelles conditions ?
C’est bien la complémentarité de leurs travaux qui peut sécuriser la conception puis la réalisation d’un produit en capacité de répondre pleinement aux besoins des utilisateurs et de leur faire vivre une expérience optimale.


Le concepteur d’expérience utilisateur peut être amené à intervenir sur des projets déjà lancés et donc à un moment où les rôles sont déjà distribués ce qui peut s’avérer problématique comme nos premiers retours du terrain nous l’ont indiqué. 

Au delà d’une éventuelle complexité inhérente à ses projets, l’UX doit aussi pouvoir intéresser et traduire les parties prenantes en place pour définir une feuille de route et les mobiliser.


Notre travail est avant tout une prise de recul et de réflexion sur notre pratique que nous cherchons à enrichir. Pour cela, nous avons requestionné les domaines de compétence de l’analyse d’affaires et de la conception d’expérience utilisateur afin d’identifier les zones de convergence entre BA et UX ainsi que les difficultés que leur cohabitation peut poser. 

Notre objectif reste d’esquisser les brins d’une complémentarité efficace de ces profils.

Vous souhaitez en savoir plus sur la problématique d’intervention d’un UX Designer sur un projet système d’information ? 

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Comment les méthodes de design peuvent-elles réduire le sentiment d’insécurité des jeunes femmes dans l’espace public ?

Julie MÉANCE CLÉMENT

Formation :  MC11 2019 – Certification UX Design 2019

Technologies, outils : Entretiens, marche exploratoire, atelier d’idéation, prototype, échelle UX
Durée du projet : 4 mois
Dossier de conception :  UX2019_mémoire_MÉANCE_CLÉMENT_Julie

Pitch :
Montigny-le-Bretonneux est une ville de banlieue a priori calme des Yvelines. Cependant, lors des entretiens, les habitantes et plus particulièrement les jeunes femmes ont déclaré ressentir un sentiment d’insécurité notamment la nuit.

Au quotidien, cela se traduit par une vigilance accrue, l’adoption de stratégies de contournement, une modification de comportement ou une désertation de l’espace public.

Pour améliorer la sécurité des habitantes et les aider à se réapproprier l’espace public, j’ai choisi d’aborder mon mémoire sous l’angle suivant :

Comment les méthodes de design peuvent-elles réduire le sentiment d’insécurité des femmes dans l’espace public ?

Pour répondre à cette problématique, j’ai orienté ma démarche vers une approche participative des femmes et l’usage de méthodes de design :

• Recherche documentaire
• Echanges avec les acteurs publics, locaux et privés
• Entretiens avec des usagers
• Organisation d’une marche exploratoire avec les habitantes
• Réalisation d’un atelier d’idéation avec les habitantes
• Expérimentation et évaluation d’une solution

L’application de cette démarche a donné l’opportunité de repenser et d’identifier de nouvelles solutions davantage axées sur la dimension sociale et susceptibles d’être bénéfiques pour tous.

Organisation d'une marche exploratoire

Marche exploratoire 6 points étudiés

L'atelier d'idéation méthode image-ination

Maquettage affiche